הנחת העבודה של מי שמארגן אירוע היא שאין פרטים קטנים. הכול חשוב, הכול נחשב. לא אחת גם חסרונו שלפרט קטן, שולי וזניח לכאורה, עלול להעיב על האירוע ולפגום בו. ארגון אירועים אינו רק תפקיד – הוא מקצוע. מי מכם שמתכננים אירוע גדול, כגון חתונה או כנס חשוב, מסיבת בר'/בת מצווה, ערב חגיגי לעובדי חברה ועוד, עשויים להסתייע בשירות מקצועי של ארגון אירועים.
גם כאשר אתם מפקידים את מלאכת ארגון האירוע בידיהם של אנשי הפקה מקצועיים, יש לכם זכות מלאה, עקרונית ומעשית, להיות מי שעל פיהם ( על פיכם) יישק דבר. זכות המלה האחרונה שלכם כמוה כזכותכם לבצע שינויים, להוסיף, לגרוע, לשנות ובכלל – האירוע הוא שלכם ולמענכם. כאשר אתם שוכרים את שירות של הפקת אירוע וארגונו אתם, כמי שמשלמים, הם גם בעלי המאה וגם בעלי הדעה.
ועם זאת, אף שאיש אינו מערער על זכותכם לשוות לאירוע נופך ואווירה שיהיו טבועים בחותמכם, חשוב ומומלץ להקשיב להצעותיהם ולהמלצותיהם של בעלי ניסיון. הארגון מתחיל בבחירת קונספט לאירוע. דאלי הפקות ימליצו לכם גם על מיקום ועל בחירת ספקי שירותים שונים (חשוב להיות פתוחים להצעות ולהמלצות מאחר שמארגני אירועים שלנו מכירים היטב את השוק ומגוון ספקי שירותים איכותיים בו בכל תחום שיש לו קשר ישיר לאירוע).
סגירת קצוות:
מארגני אירועים עורכים תיאומים בין ספקי השירות, מוודאים מועד הגעה וקבלת כל מה שהוסכם עליו בחוזה ההתקשרות. במהלך האירוע, בעוד אתם מרוכזים בו, מארגן האירוע הוא זה שיהיה בקשר עם הגורמים השונים ובמידת הצורך ייתן מענה לשינויים הנגרמים בתכנית, ימצא פתרון יצירתי לבעיות ויאפשר זרימת האירוע באופן טבעי.
חשוב להבהיר מבעוד מועד האם מארגן האירוע אמור לשמש גם כמפיקו. יש מארגני אירועים אשר תפקידם עשוי להסתיים עם תחילת האירוע בעוד אחרים יהיו נוכחים במקום ויוודאו בכל רגע נתון שהכול מתקיים כסדרו. מידת מעורבותו של איש המקצוע בתחום ארגון אירועים בתכנון האירוע שלכם ובהפקתו תלויה בכם, אם אין לכם ניסיון מספיק בארגון אירועים או אם מכל סיבה שהיא תעדיפו שארגון האירוע החשוב לכם יבוצע באופן מוקפד ומקצועי, ודאי עדיף להפקידו בידי דאלי הפקות שאנו מקצוענים בתחום.
ארגון אירוע עסקי שונה מארגון אירוע משפחתי. ארגון אירוע שאמור להיערך בגינת ביתה של משפחה פרטית שונה באופן מהותי מאירוע שייחגג באולם אירועים גדול. כאן וכאן תידרש הקפדה על זמינותו ועל תקינותו של הציוד הטכני (תאורה, הגברה) וכאן וכאן חשוב להקפיד על איכות שירות ההסעדה (קייטרניג).
כך או כך – שיהיה בהצלחה, זיו דאלי
להגשמת החלום שלכם פנו אלינו עוד היום